Den komplette guiden til reiseadministrasjonsteknologi: Mobil tilgang, sanntidssynlighet og dataanalyse

Introduksjon

Reiseadministrasjonsteknologi har blitt en kritisk del av tilbudet til ethvert reiseadministrasjonsselskap (TMC).

Dagene med manuell bestilling av forretningsreiser er for lengst forbi – der reisende ringte sin TMC for å bestille en reise, ventet på en e-postbekreftelse, og deretter skrev ut billetter og reiseplaner. Nå drives reiser av teknologi og automatisering som gjør livet på farten enklere og mer tilgjengelig for reisende og reiseansvarlige. Bruk av reiseadministrasjonsteknologi kan hjelpe bedriften din med å spare tid gjennom selvbetjening, opprettholde standarder for omsorgsplikt gjennom sanntidssporing og nødalarm, og avdekke ineffektivitet og kostnadsbesparende tiltak ved å presentere helhetlige reisedata.

Hvis du er interessert i å samarbeide med en TMC for å organisere reiseprogrammene dine, er det viktig å vurdere hvilken reiseteknologi de tilbyr som en del av anskaffelsesprosessen din.

Denne artikkelen vil forklare hva reiseadministrasjonsteknologi er, hvordan denne teknologien fungerer sammen med et reiseadministrasjonsselskap, og utforske de forskjellige reiseverktøyene som er tilgjengelige og hvordan de kan være til nytte for bedriften din.

Hva er reiseadministrasjonsteknologi?

Reiseadministrasjonsteknologi refererer til de digitale verktøyene og plattformene som bedrifter bruker for å planlegge, bestille, administrere, spore og analysere reisene sine. Den beste reiseadministrasjonsteknologien blir en strategisk ressurs for en bedrift, en som driver kostnadskontroll, forbedrer reiseopplevelsen og muliggjør datadrevne beslutninger.

Hvordan fungerer reiseteknologi sammen med et reiseadministrasjonsselskap?

Reiseteknologi bør fungere sammen med et reiseadministrasjonsselskap for å levere et fullt støttet reiseprogram. Reiseteknologi kan tilby funksjoner som kan gjøre reiser mer effektive, tilgjengelige og synlige for reiseansvarlige og reisende. Men en TMC gir den menneskelige ekspertisen, fleksibiliteten, 24/7-støtten og leverandørforholdene som trengs for å holde reiseprogrammene i gang. Dette er spesielt viktig for spesialiserte sektorer som maritim, gruvedrift og energi, der reisende krever komplekse reiser med flere etapper og må ankomme arbeidssteder eller fartøy innenfor stramme tidsfrister.

Reiseteknologi kan ikke erstatte menneskelig ekspertise, men den kan forbedre den. Når de brukes sammen, skapes en hybridmodell der rutineprosesser effektiviseres gjennom digitale verktøy, mens komplekse reisebehov og forstyrrelser håndteres av menneskelig støtte. Dette sikrer større effektivitet, kontroll og servicekvalitet.

Hvilke verktøy bør en moderne reiseadministrasjonsplattform inkludere?

God reiseadministrasjonsteknologi bør samle flere verktøy og funksjoner – som selvbetjening, mobil tilgang, omsorgsplikt og rapportering – for å støtte både reiseansvarlige og reisende.

One Dashboard For Centralised Access

Å ha ett sentralisert dashbord som det eneste tilgangspunktet for all reiseadministrasjonsteknologi vil spare tid og skape en mer strømlinjeformet opplevelse for reiseansvarlige og reisende. Å bytte mellom flere systemer med forskjellige pålogginger for å administrere reiser kan bli tidkrevende og stressende. Dette er spesielt relevant for bedrifter som krever komplekse reiser eller reiser med høyt volum for tusenvis av ansatte, for eksempel energi- eller maritime virksomheter.

ATPI TravelHub er et alt-i-ett reisedashbord som gir deg tilgang til alle ATPIs verktøy, slik at du kan administrere hele reiseprosessen på ett sted med én pålogging. ATPI TravelHub muliggjør også Single Sign On (SSO), som lar brukere få tilgang til TravelHub via bedriftens nettverk uten å måtte logge inn i applikasjonen separat.

Fordeler med å bruke et sentralisert reiseteknologi-dashbord:

• Streamlines operations and saves time by offering all travel tools in one place.
• Improves user experience by offering a simpler and more intuitive interface.
• Offers scalability as your business grows as teams can use one dashboard to manage the travel process rather than using unconnected tools and siloed data.

Online Booking Tools (OBTs)

Online bookingverktøy (OBT-er) er nettbaserte plattformer som lar reisende søke, sammenligne og bestille flyreiser, hoteller og transport innenfor selskapets retningslinjer. Reisende kan bruke OBT-er til å selvbestille enkle reiser (som en flyreise fra A til B). Imidlertid har OBT-er begrensninger. For å bestille mer komplekse reiser, for eksempel de som krever flere flyreiser innenfor visse tidsvinduer, er det mer praktisk å få hjelp fra en reisekonsulent fra en TMC.

ATPI tilbyr et spesialisert OBT kalt ATPI BAO – Booking Africa Online for bedrifter som krever reiser over det afrikanske kontinentet. ATPI BAO kombinerer globalt online reiseinnhold med regionalt innhold for å administrere flyreiser, hoteller og bakketransport i Afrika og utover. ATPI BAO kan nås via ATPI TravelHub, som også kan integreres med tredjeparts OBT-er avhengig av bedriftens behov.

Fordeler med å bruke online bookingverktøy:

• Saves time for both travellers and travel managers.
• Reduces reliance on manual booking processes.
• Ensures policy compliance at the point of booking.
• Provides a consistent and user-friendly booking experience.

Mobile Travel Apps

Mobilapper støtter reisende ved å gi tilgang til reiseplaner, reisedokumenter og reiseoppdateringer i sanntid. Dette reduserer behovet for papirdokumenter og holder reisende informert og koblet til viktige endringer gjennom hele reisen. Mobilapper er praktiske for alle reisende, men er spesielt viktige for de som jobber innen maritim, gruvedrift og energi. Disse arbeiderne har ofte tidssensitive reiser med flere etapper til avsidesliggende destinasjoner, så det å motta umiddelbare varsler om reiseendringer spiller en viktig rolle for å hjelpe dem med å nå destinasjonene sine i tide.

ATPI On The Go er ATPIs mobile reiseapp som fungerer som et praktisk reiseverktøy. ATPI On The Go lar reisende se hele reiseplanen sin, få tilgang til reisedokumenter, se reiseoppdateringer i sanntid og kontakte reisekonsulenter for umiddelbar 24/7-støtte når reiseplaner blir forstyrret.

Fordeler med å bruke mobile reiseapper:

• Provides real-time updates and disruption alerts.
• Enables easy access to itineraries and travel documents.
• Improves the overall traveller experience.

Travel Data & Reporting Platforms

Reisedata- og rapporteringsplattformer samler informasjon fra alle stadier av reisen, inkludert bestillinger, utgifter, reisendeaktivitet og leverandørinteraksjoner. Disse dataene transformeres til intuitive dashbord og interaktive rapporter, som gir organisasjoner en omfattende oversikt over reiseutgifter, bestillingsatferd, policyoverholdelse og nye trender.

Ved å gjøre komplekse reisedata om til handlingsrettet innsikt, kan bedrifter identifisere kostnadsbesparende muligheter, forbedre operasjonell effektivitet, optimalisere leverandørytelsen og ta mer informerte strategiske beslutninger.

ATPI Analytics er ATPIs avanserte reiseintelligensplattform, som leverer kraftige visuelle dashbord og sanntidsrapportering. I tillegg til å vise tradisjonelle reisemålinger som utgifter og bestillingsmønstre, gir ATPI Analytics verdifull innsikt i bærekraft, karbonutslipp og reisendes velvære, og hjelper organisasjoner med å styrke sine omsorgspliktprogrammer samtidig som de støtter bærekraftsmål.

Fordeler med å bruke reisedataplattformer:

• Complete visibility of travel spend across the organisation and all operational locations.
• Identification of cost-saving opportunities and operational efficiencies.
• Improved forecasting and data-driven strategic decision-making.
• Enhanced policy compliance and traveller behaviour insights.
• Monitoring of sustainability performance, including carbon emissions.
• Better duty of care through traveller wellbeing and risk reporting.
• Real-time, interactive dashboards accessible across the business.

Duty of Care & Risk Management Technology

Omsorgsplikt-teknologi hjelper organisasjoner med å overvåke reisendes sikkerhet og raskt reagere på forstyrrelser og nødsituasjoner. Denne teknologien er spesielt viktig for maritim-, gruvedrift- og energisektorene, der reiser ofte er avsidesliggende og høyrisiko. Ansatte kan reise til offshorefartøy eller isolerte arbeidssteder med begrenset infrastruktur, og reiseforstyrrelser kan ha alvorlige sikkerhetsmessige og operasjonelle implikasjoner.

ATPI tilbyr omsorgsplikt-teknologi gjennom ATPI Traveller Tracking System (TTS) og ATPI Alerts. ATPI Alerts gir tilpassbare sanntids nødalarm til reiseansvarlige for å sikre at de raskt kan reagere på endringer og nødsituasjoner. ATPI Traveller Tracking System lar organisasjoner spore den levende posisjonen til alle reisende over hele verden og kommunisere direkte med reisende under nødsituasjoner.

Fordeler med å bruke omsorgsplikt-teknologi:

• Enhances traveller safety and wellbeing.
• Enables rapid response to emergencies or disruptions.
• Provides real-time visibility of traveller locations.
• Supports compliance with duty of care responsibilities.

Travel Expenses Integration

Reiseutgiftsintegrasjon kobler reisebestillingsdata direkte med en organisasjons utgifts- og finanssystemer. Dette gjør at de kan bruke sine eksisterende systemer til å overvåke reisekostnader uten å måtte laste opp individuelle utgifter manuelt, noe som sparer tid og forbedrer synligheten.

ATPI ExpenSys er et fullt integrert reiseutgiftssystem som lar finansavdelinger ha kontinuerlig innsyn i reisekostnader ved hjelp av sine eksisterende systemer. ATPI ExpenSys hjelper team med å proaktivt administrere budsjetter, identifisere kostnadsbesparende muligheter og opprettholde kontroll over utgiftene sine.

Fordeler med å bruke reiseutgiftsintegrasjon:

• Improves financial accuracy and compliance.
• Reduces administrative work for employees and finance teams.
• Minimises manual data entry and reduces errors.
• Speeds up the reimbursement process.

Sustainability Travel Technology

Bærekraftig reiseteknologi gjør det mulig for organisasjoner å måle, administrere og redusere miljøpåvirkningen av reiseprogrammene sine. Denne teknologien fanger opp og sporer karbonutslipp gjennom hele reisen, fra synlighetsfunksjoner i bookingplattformer og offline reisetilbud til CO2 på fakturaer og reiseplaner, og gir innsikt i miljøpåvirkningen av forretningsreiser. Ved hjelp av rapportering etter reisen for å analysere disse dataene, kan organisasjoner ta informerte beslutninger for å redusere karbonutslippene sine, for eksempel ved å velge reisealternativer med lavere utslipp eller justere retningslinjene sine for å støtte grønnere reiser.

ATPI Halo er en tjeneste for CO2-måling, -reduksjon og -kompensasjon designet av ATPI for å hjelpe kunder med å skape mer bærekraftige reiseprogrammer. ATPI Halo inkluderer verktøy som måler hele CO2-fotavtrykket under reise- og arrangementsprosessen. ATPI Halo tilbyr både standard og avanserte alternativer for å presentere disse karbonfunnene ved hjelp av visuelle dashbord og rådata. ATPIs kundeansvarlige kan tilby grunnleggende støtte rundt disse funnene, og tredjeparts spesialistpartnere for reiseutslipp kan tilby full analyse, CO2-reduksjons- eller kompensasjonsplaner og revisjonsstøtte. Denne støtten hjelper kunder med å redusere miljøpåvirkningen av reiser og arrangementer.

Fordeler med å bruke bærekraftig reiseteknologi:

• Tracks and reports carbon emissions across all travel activity.
• Supports ESG reporting and corporate sustainability goals. Advanced options provide audit-ready reporting data, saving critical time across numerous departments.
• Provides data to inform policy changes and reduce environmental impact.
• Helps organisations balance sustainability with cost and operational needs.

Guest Management Technology

Gjesteadministrasjonsteknologi støtter planlegging, koordinering og gjennomføring av arrangementer. Denne teknologien effektiviserer prosesser i ett system som inkluderer funksjoner som gjesteregistrering, reisebestilling, overnattingsadministrasjon og gjestekommunikasjon. Gjesteadministrasjonsteknologi er spesielt nyttig for å organisere store arrangementer der håndtering av flere gjester på forskjellige steder raskt kan bli komplekst.

ATPI EventsHub er en alt-i-ett plattform for gjesteadministrasjon som lar arrangører enkelt administrere hele gjestereisen. ATPI EventsHub tilbyr funksjoner som gjesteregistrering, reiselogistikk, gjestekommunikasjon og sanntidssporing i ett smart, automatisert system.

Fordeler med å bruke gjesteadministrasjonsteknologi:

• Centralises guest registration, travel and accommodation management.
• Improves coordination and visibility across all event attendees.
• Enhances the guest experience with accessible information and communication.
• Saves time by reducing manual and administrative processes.

Crew Change Logistics Technology for Marine, Mining and Energy

Mannskapsbyttelogistikk-teknologi er designet for å håndtere den svært komplekse prosessen med å flytte mannskap til og fra fartøy og arbeidssteder. Disse plattformene hjelper reiseansvarlige med å koordinere reiser med flere etapper, visumkrav, overnatting og transport for både store og små mannskaper. Selv om den tradisjonelt brukes av maritim industri, brukes mannskapsbytteteknologi også av gruvedrift- og energisektorene, som også krever komplekse reiser for store grupper av arbeidere.

ATPI tilbyr intern mannskapsbyttelogistikk-teknologi gjennom ATPI CrewHub og ATPI CrewLink.

ATPI CrewHub er en spesialisert bookingplattform som brukes av maritim-, gruvedrift- og energisektorene for å bestille reiser for store grupper (mannskap) på opptil 30 personer per gruppebestilling. Reisebestillere kan selvbestille reiser for store grupper som kommer fra forskjellige steder til samme destinasjon, for å koordinere reiser til og fra fartøy eller arbeidssteder.

ATPI CrewLink er et arbeidsflytstyringssystem assistert av ATPI-teamet for å koordinere komplekse, store mannskapsbytter. ATPI CrewLink sentraliserer kommunikasjon, godkjenninger og mannskapsdata for å effektivisere mannskapsreiseadministrasjonsprosessen, noe som sparer tid og forenkler operasjonell kompleksitet.

Fordeler med å bruke mannskapsbyttelogistikk-teknologi:

• Streamlines complex, multi-leg crew travel arrangements.
• Provides real-time visibility of crew movements and schedules.
• Ensures compliance with visa, immigration, and industry regulations.
• Improves efficiency and coordination across global crew operations.

Avenir: The Next Generation Of Travel Technology

Avenir: Travel Edition er en moderne global plattform for forretningsreiser designet for å erstatte bruken av forskjellige reiseverktøy og separate systemer fullstendig.

Avenir er designet for dagens globale driftsmiljø, og kjører på en enkelt global instans som samler reisepolicy, reiseinnhold og reisedata i ett system drevet av en intuitiv bookingmotor. Reisende, reiseansvarlige og reiserådgivere kan bruke Avenir til å drive alle stadier av reisen, samtidig som de drar nytte av 24/7 menneskelig støtte levert av Direct Travel og ATPI.

Hvis du ønsker å se førstehånds hvordan Avenir reimaginerer global reiseadministrasjon, kan du bestille en demo her.

Konklusjon

Verktøy for reiseadministrasjonsteknologi kan variere fra online bookingverktøy til utgiftsintegrasjon til omsorgsplikt-teknologi, helt frem til spesialiserte løsninger som mannskapsbyttelogistikk-teknologi.

Reiseteknologi spiller en viktig rolle i å skape vellykkede reiseprogrammer, og tilbyr brukere strømlinjeformede verktøy som sparer tid, øker reisendeoversikten og forbedrer bookingmulighetene deres. Når den kombineres med ekspertisen og den menneskelige støtten som tilbys av et reiseadministrasjonsselskap, kan denne teknologien bli enda kraftigere – den støtter komplekse reisebehov samtidig som den leverer en sømløs opplevelse for både reisende og deres organisasjoner.

Hvis du ønsker å lære mer om hvordan ATPIs reiseteknologi kan støtte reiseprogrammet ditt, kan du kontakte teamet vårt i dag.